22 Teilnehmer aus 11 Ländern trafen sich für eine Woche (5.-10. November 2012), um sich zu Praxis und Methoden des Europäischen Projektmanagements auszutauschen. Die Teilnehmer repräsentierten einen Querschnittsmix: Ministerien aus Rumänien und Bulgarien zuständig für die Verwaltung der Strukturfonds, Aus- und Weiterbildungseinrichtungen aus Schweden und Finnland, Universitäten und Forschungseinrichtungen aus Portugal und Griechenland.

Die für europäische Projekte typische Bandbreite war auch bei diesem Grundtvig-Kurs sehr weit gefächert.

Besonders großes Interesse erregte der Austausch zu dem praktischen Umgang mit kniffligen Finanz-, Berichts- und Abrechnungsverfahren. Hinterfragt wurden die Regeln für Ausschreibungsverfahren im Hinblick auf den Konflikt zwischen internen, regionalen, nationalen und europäischen Regeln. Die Veranstalter boten eine Vielzahl an Anlagen und Templates für die Ausgestaltung der Muster in EU-Projekten. Die Teilnehmer zeigten sich gerne bereit, ihre eigenen Methoden, aber auch Vorlagen und Excel-sheets zu teilen und miteinander auszutauschen.

Die aus den Vorschriften resultierende Verwirrung/Verworrenheit zeigte sich hierbei europaweit gleich fortgeschritten. Die Methoden wie man damit umzugehen hat und kreative Lösungen finden kann bzw. muss erschienen, egal ob in Deutschland, Italien oder Finnland ebenfalls ähnlich: Neben den allgemeinen Dokumenten, die von der Exekutivagentur gefordert werden, zeigt es sich demnach nach wie vor hilfreich seine eigenen Werkzeuge zu entwickeln, diese konstant an die Anforderungen anzupassen und vor allem als Leadpartner den anderen Partnern so gut wie möglich in der Finanzadministration beizustehen, um später „die Suppe nicht alleine auslöffeln zu müssen“.

Beispiel: Sowohl das Budget- als auch das Reportingformular für multilaterale Projekte im Programm LLP fordert lediglich die Eintragung einer Durchschnittssumme für Personalkosten einer Kategorie von Mitarbeitern pro Tag. Im Projektleben ist diese Zahl aber äußerst problematisch, da sie weder in Banktransfers noch in anderen Dokumenten der Buchhaltung auftaucht, da die Zahl rein fiktiv ist. Sobald aber Erklärungsbedarf in Bezug auf die Personalkosten besteht (und der besteht immer), müssen die realen Kosten herangezogen und detailliert nachgewiesen werden. Genau dies ist aber allein mit den Durchschnittswerten nicht möglich.

Vor Ort gab es für unseren Referenten, Rafael Michalczuk, zahlreiche Möglichkeiten die eigenen Erfahrungen einfließen zu lassen und insbesondere die am häufigsten angetroffenen Probleme der Antragsteller zu thematisieren, als auch den Blick auf Alternativen und Lösungen in Förderprogrammen außerhalb des Programms für Lebenslanges Lernen LLP zu schärfen und eine Brücke zu den Strukturfonds sowie den regionalen als auch nationalen Regelungen in Deutschland und Österreich zu schlagen.

Über 4 Tage leiteten wir die Arbeit der Arbeitsgruppe „BeMobile“, die sich die Erarbeitung einer „App“ zur Stärkung der unternehmerischen Fähigkeiten von Berufsschülern und anderer Akteure in Zusammenarbeit mit Ministerien und Kleinen und Mittleren Unternehmen KMU im Rahmen des LLP Querschnittsprogramms (Schlüsselaktivität KA3) vorgenommen hat. Die Hauptaufgabe bestand in der detaillierten Planung der Arbeitspakete, der Timeline und der Partnerrollen als Simulation eines vorbereitenden Partnertreffens, das auf den Best-Practice Erfahrungen von m-Learning-Projekten innerhalb der beteiligten Institutionen aufbauen soll.